INFORMATIVA PER CLIENTI/FORNITORI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI E PER GLI EFFETTI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 (REGOLAMENTO)

Il presente documento illustra le modalità e le finalità di raccolta, utilizzo, consultazione e trattamento dei Dati personali operati da Meta System S.p.A., e i diritti garantiti agli Interessati dalla normativa vigente sulla Privacy.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Meta System S.p.A. (di seguito anche soltanto Titolare o Meta System), che ha sede legale in Reggio Emilia, cap 42124, in via Galimberti 5, e-mail privacy@metasystem.it

Nello svolgere i propri compiti il Titolare del trattamento ha nominato il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO - Data Protection Officer) che è contattabile all’indirizzo e-mail dpo@metasystem.it

CATEGORIE DEI DATI PERSONALI

Meta System, prima della sua conclusione, durante ed al fine del corretto svolgimento del rapporto contrattuale con il proprio cliente/fornitore, può raccogliere, utilizzare, consultare e più in generale trattare i seguenti Dati personali:

• Dati anagrafici dei clienti/fornitori: a titolo di esempio codice fiscale, nome e cognome, luogo e data di nascita;
• Dati di contatto dei clienti/fornitori: numero di telefono, numero di cellulare, numero di fax, indirizzo di posta elettronica, indirizzo di residenza, indirizzo di domicilio /o sede, nome/cognome e contatto dei dipendenti/referenti del cliente/fornitore;
• Estremi identificativi: numeri di identificazione rilasciati da agenzie o enti governativi (ad esempio codice fiscale, P. IVA);
• Informazioni finanziarie: numero di conto e coordinate bancarie e altre informazioni di carattere finanziario.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

La raccolta ed il trattamento dei Dati personali è effettuata per

1. Assolvere ad adempimenti precontrattuali/contrattuali. Il trattamento dei suoi dati personali avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti alla gestione del rapporto contrattuale e a quelle strumentali e funzionali al suo svolgimento;
2. Adempimenti obbligatori per legge ivi inclusi quelli contabili e fiscali;
3. Finalità connesse al buon andamento delle attività aziendali – nel rispetto delle norme vigenti, delle Policy aziendali, del sistema di qualità– ed alla tutela, anche in giudizio, del patrimonio, dei pertinenti diritti ed interessi di Meta System;
4. Consentire lo svolgimento di due diligence a potenziali investitori e, di conseguenza, la comunicazione dei dati necessari – esclusi dati sensibili – a tali soggetti.

Basi giuridiche del trattamento sono: l’esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali (art. 6.1.b) del Regolamento) quanto alle finalità di cui al punto sub a); il rispetto di obblighi di legge (art. 6.1.c) del Regolamento) per quanto riguarda la finalità sub b); il perseguimento di un legittimo interesse (art. 6.1.f) del Regolamento) di Meta System, per quanto riguarda le finalità c) e d).

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati per le finalità esposte ha luogo con modalità sia automatizzate, su supporto elettronico o magnetico, sia non automatizzate, su supporto cartaceo, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dall’art. 32 del Regolamento, dai regolamenti conseguenti e da disposizioni interne.

LUOGO DEL TRATTAMENTO

I dati sono trattati presso la sede legale di Meta System S.p.A. in Via T. Galimberti 5, 42142 Reggio Emilia ed anche presso le sue sedi operative. I dati sono inoltre trattati, per conto del Titolare, da professionisti e/o società incaricati di svolgere attività tecniche, di sviluppo, gestionali e amministrativo – contabili e attività connesse all’erogazione della prestazione, tipicamente designati quali responsabili del trattamento.

I dati potranno essere accessibili alle altre aziende del gruppo per le medesime finalità di cui sopra e/o per finalità amministrativo-contabili ai sensi all’art. 6.1.f) ed ai Considerando 47 e 48 del Regolamento.

Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei Dati verso Paesi Terzi, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà secondo una delle modalità consentite dalla legge vigente, quali ad esempio il consenso dell’interessato, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati (es. EU-USA Privacy Shield) od operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea. È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso il Titolare ai contatti sopraindicati.

NATURA OBBLIGATORIA DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

Il conferimento dei dati è obbligatorio per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e pertanto l'eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all'impossibilità per il Titolare di dare esecuzione al contratto o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti ad esso inerenti.

TRATTAMENTO E AMBITO DI COMUNICAZIONE DEI DATI

I dati personali non saranno oggetto di diffusione e, ove necessario per il perseguimento delle finalità sopra indicate, potranno essere comunicati da Meta System a:

• soggetti legittimati ad accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, ovvero in base a provvedimento dell’Autorità Giudiziaria o di altre Autorità pubbliche nei limiti previsti da tali norme o provvedimenti;
• soggetti abilitati ad accedere ad alcuni dati necessari per lo svolgimento di attività ausiliarie al rapporto contrattuale in essere (si citano a titolo indicativo ma non esaustivo: istituti di credito, ente posta o altre società fornitrici di servizi simili, consulenti e liberi professionisti tra cui avvocati e commercialisti).

Nell’ambito di Meta System S.p.A. i dati potranno essere trattati esclusivamente dagli addetti regolarmente autorizzati ed istruiti ai sensi dell’art.29 del Regolamento.

Meta System Spa si potrà avvalere anche in qualità di responsabili ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, di società esterne alle quali affidare la gestione e la manutenzione dei propri sistemi IT; per attività funzionali alle attività di Meta System Spa. È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso il Titolare ai contatti sopraindicati.

TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I Dati personali sono conservati per il periodo necessario ad ottemperare agli obblighi contrattuali nonché a soddisfare gli obblighi di legge per cui sono trattati o nei termini previsti da legge, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui Meta System Spa debba attenersi. Decorso tale termine saranno cancellati in modo sicuro o resi anonimi a meno che non sia richiesto un ulteriore trattamento (per un periodo limitato) per le seguenti finalità: conformità a periodi di conservazione previsti dal diritto commerciale e fiscale. È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso il Titolare ai contatti sopraindicati.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In relazione ai suddetti trattamenti, ciascun interessato può esercitare i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento. In particolare, l’interessato ha il diritto di chiedere al Titolare l'accesso ai propri Dati, la rettifica o la cancellazione degli stessi, ha diritto di opporsi al trattamento o di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'articolo 18 del Regolamento e di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i propri Dati, nei casi previsti dall'articolo 20 del Regolamento. L’interessato può inoltre revocare in ogni momento i consensi prestati ai sensi dell’articolo 7 del Regolamento, nonché proporre reclamo dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei propri Dati sia contrario alla normativa in vigore. Nei casi di opposizione al trattamento dei Dati ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento, il Titolare si riserva di valutare l’istanza, che non verrà accettata in caso sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, diritti e libertà dell’interessato.

È possibile rivolgersi per iscritto al Titolare ai recapiti sopraindicati.

INFORMATIVA PRIVACY RELATIVA AI DATI RACCOLTI ATTRAVERSO I SISTEMI DI VIDEOSORVEGLIANZA, AI SENSI E PER

GLI EFFETTI, DEGLI ARTT. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 (I.E. GDPR)

Meta System S.p.A. in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali (di seguito, “Titolare”), ai sensi dell'art. 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016 (di seguito "GDPR"), informa che sono stati installati sistemi di videosorveglianza in prossimità delle aree di accesso ai locali aziendali, nel rispetto delle disposizioni previste dal GDPR, delle misure generali in materia di videosorveglianza prescritte dal Garante per la protezione dei dati personali e di quanto previsto dalla Legge n. 300 del 20 maggio 1970 (“Statuto dei Lavoratori”). La presente informativa integra pertanto l’informativa “semplificata” fornita attraverso i cartelli posti in corrispondenza delle telecamere.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO: META SYSTEM SPA Via Galimberti n.5, Reggio Emilia – e-mail: privacy@metasystem.it

RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DATI: dpo@metasystem.it

Il Titolare del trattamento, informa che sono in funzione sistemi di videosorveglianza a circuito chiuso, opportunamente segnalati prima del relativo raggio d’azione mediante appositi cartelli secondo quanto previsto dal Garante Privacy nel provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell’8 aprile 2010 e nelle FAQ del dicembre 2020. Il Titolare pertanto tratterà l’immagine visualizzata e/o registrata delle persone che accederanno alle proprie sedi.

CATEGORIE DEGLI INTERESSATI

Clienti, Utenti, Dipendenti, Lavoratori autonomi, Candidati all'instaurazione di un rapporto di lavoro, Consulenti e liberi professionisti, Fornitori e Potenziali Fornitori, Terzi che transitano nelle aree interessate dal campo d’azione delle telecamere.

DATI RACCOLTI

Per le finalità riportate in questa informativa, il Titolare tratta le immagini provenienti dalle videocamere collocate nelle sedi aziendali di Reggio Emilia e di Mornago, con relativa conservazione delle registrazioni non oltre i termini previsti dalla normativa privacy vigente. Le telecamere di videosorveglianza, tutte visibili e debitamente segnalate, controllano i cancelli di ingresso (quando presenti), i piazzali di ingresso, gli accessi, i varchi, le zone di parcheggio ivi incluse le rimesse seminterrate.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali raccolti sono trattati al fine di garantire la sicurezza delle persone e la protezione del patrimonio aziendale ed in particolare per:

1. prevenire il compimento di atti vandalici a danno dell’azienda e degli interessati, nonché delle rimesse auto seminterrate;
2. costituire un deterrente per il compimento di atti di danneggiamento di cui al punto 1;
3. agevolare l'eventuale diritto di difesa in sede giudiziaria da parte della Società.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare.

PERIODO DI CONSERVAZIONE

Il periodo di conservazione delle immagini è stabilito in 72 ore; decorso tale termine le immagini verranno completamente cancellate con la sovrascrittura di nuove immagini, salvo per le immagini comprovanti reati che verranno conservate per il periodo strettamente necessario a contestare i reati medesimi e definire l'eventuale contenzioso.

CONFERIMENTO DEI DATI ED OBBLIGATORIETÀ DEL TRATTAMENTO

L’accesso alle zone videosorvegliate comporta la raccolta, la registrazione, la conservazione e, in generale, l’utilizzo delle immagini degli interessati, nel pieno rispetto del principio di minimizzazione dei dati (anche alla luce della finalità del trattamento). Il rifiuto di conferire i dati comporta l’impossibilità di consentire all’Interessato l’accesso alle sedi del Titolare.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

II trattamento dei dati personali avviene attraverso DVR attivo 24 su 24 che memorizza i dati, con logiche strettamente correlate alla finalità di sicurezza delle persone e protezione del patrimonio aziendale e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. I supporti vengono conservati in locali protetti e accessibili solo da personale autorizzato e debitamente formato.

Il trattamento dei dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. Ogni trattamento avviene nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6, 32 del GDPR e mediante l'adozione di adeguate misure di sicurezza.

DESTINATARI DEI DATI

Le immagini non saranno in alcun modo comunicate o diffuse a terzi. I dati possono essere comunicati a soggetti operanti in qualità di titolari del trattamento, quali autorità di vigilanza e controllo ed ogni soggetto pubblico legittimato a richiedere i dati, come l’autorità giudiziaria e/o di pubblica sicurezza.

TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO PAESI TERZI

Non è previsto alcun trasferimento di dati personali verso Paesi terzi.

SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO

I filmati, sia in diretta che registrati, potranno essere trattati, per conto del Titolare, da soggetti individuati come responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR o designati/autorizzati al trattamento ex art. 29 GDPR e art. 2 quaterdecies D.Lgs. 101/18, quali soggetti che si occupano di servizi di controllo e vigilanza e/o di servizi di manutenzione del sistema di videosorveglianza, preventivamente formati e istruiti.

DIRITTI DELL’INTERESSATO – RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

Contattando il Titolare agli indirizzi di cui sopra gli Interessati possono:

1. accedere ai propri dati, ove applicabile;
2. opporsi al trattamento;
3. chiederela limitazione del trattamento e/o la cancellazione ove possibile.

Gli interessati possono altresì proporre reclamo all'Autorità di controllo competente. Non è in concreto esercitabile il diritto di aggiornamento o integrazione, nonché il diritto di rettifica in considerazione della natura intrinseca dei dati trattati (immagini raccolte in tempo reale riguardanti un fatto obiettivo). Non è esercitabile il diritto alla portabilità dei dati in quanto il trattamento è effettuato in esecuzione di un legittimo interesse del titolare. L’interessato potrà richiedere di visionare le immagini in cui ritiene di essere stato ripreso esibendo o allegando alla richiesta idonei documenti di riconoscimento. La risposta ad una richiesta di accesso non potrà comprendere eventuali dati riferiti a terzi, a meno che la scomposizione dei dati trattati o la privazione di alcuni elementi renda incomprensibili i dati personali relativi all'interessato. Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, sarà impossibile soddisfare la richiesta di accesso.